檔案網站建設現狀的研究（檔案網站建設書籍）
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關于檔案數據庫建設問題的探討
余虹劍
(中國地質調查局南京地質調查中心)
摘要 數字化各種檔案的目的是要向社會提供信息服務，這種服務需要一個由檔案網絡體系、網站、數據庫、信息服務系統(tǒng)、檔案資源等組成的良好的服務平臺做支撐。檔案數據庫建設就是為數字化了的檔案提供服務的資源平臺。
關鍵詞 著錄 數據庫 規(guī)范 管理
1 標準化、規(guī)范化數據著錄
檔案數據庫屬于文獻數據庫，是檔案自動化的重要內容。檔案數據庫是以系統(tǒng)的方法編排的，并可通過電子方式單獨訪問的檔案數據的集合。[1]檔案數據庫建設的成功與否，在很大程度上取決于數據庫的質量。庫中的數據條目必須標準、規(guī)范，達到有序、有效，庫管理本身是科學合理的，這樣的數據庫操作性一般較強、使用面也較廣?？茖W實用的檔案數據庫在建庫時，一般都會按照相應的技術標準、管理標準和工作標準，最終形成一個自身的標準，形成規(guī)范的檔案數字化利用平臺。作為一個數字檔案館，應先建立館藏檔案的目錄數據庫，也是著錄數據庫，包括全宗級、案卷級、文件級目錄，并應注意它們之間的關系。另外，根據本單位的館藏特色開展檔案全文數據庫建設。檔案全文數據庫涵蓋面較廣，一般含有文本型、圖形圖像型和多媒體型。目錄數據庫與全文數據庫要實現結構化，促發(fā)式。檔案目錄數據庫是檔案數據庫的基本，它能提供便捷的查詢路徑，閱覽者可根據需要，通過一次輸入就能提取閱覽者希望查詢的結果。提供類似查詢前必須建立基礎信息數據，這些數據包括檔案題名、責任者、來源、頁碼、分類號、主題詞、摘要等，少數包含檔案全文。[2]這項工作對著錄的內容特征如關鍵詞、題名、項目負責人等著錄不詳細、標準不統(tǒng)一、索引的檔案內容深度廣度不夠，在檢索時就會有誤差，出現檢索不準確、不全面的現象，在一定程度上會影響檔案利用率?？梢哉f，著錄標引是否標準規(guī)范是影響數據庫管理的關鍵因素之一，這項工作大體上決定著數據結構的合理性，這項工作能完成好是檢索系統(tǒng)查全、查準的前提。除檔案目錄數據庫外，檔案全文數據庫、多媒體檔案數據庫、Web數據庫的建設也必須遵守檔案著錄、標引等標準的原則要求。
2 建立數據庫
現階段根據有關部門的工作需要和計劃，按照內容不同，我們建立的數據庫分為成果數據庫和科技檔案數據庫，分別針對地質大調查形成的資料和單位各項目形成的資料、收集來的各項各類資料錄入數據條目。該數據庫更新到目前已收集的所有合格項目的資料和數據，針對這個數據庫還建立了目錄級數據庫共分兩級：第一級是項目大類共552條。第二級是各個項目詳細內容條目，截至擬稿更新到第一級第240條記錄的具體內容共5836條記錄。還有一大半有待繼續(xù)更新錄入。
3 保障數據安全是檔案信息數據庫的根本
檔案數據生成即必須長期甚至永久保存。該怎么保證經過數字化后的檔案的原始性，防范這些數字內容不被篡改等，都是建設檔案數據庫時在安全方面應解決的問題。數據庫的參數設定、數據存儲方式和位置、數據傳輸途徑、使用等各個環(huán)節(jié)和整個過程都涉及檔案數據庫的安全。為防止數據丟失、損毀，避免保密信息流失等事故，又要保障海量信息數據的安全、完整，使日積月累產生和收集來的檔案數據能在日后長期得到利用，必須把更新檔案數據庫安全體系、合乎實際工作需求的管理制度作為數據庫建設的關鍵環(huán)節(jié)。制定既利于工作又能監(jiān)管數據出入的防范措施，加強數據運行中的監(jiān)控和管理，使數據庫從建設到利用各環(huán)節(jié)都萬無一失。檔案數據庫建設時，經常使用技術手段實現權限控制，日常的數據備份必不可少。廣義上，權限控制應設置讀寫控制、數據加密等方面，從實際工作需求出發(fā)，一般根據用戶類別、部門允許訪問范圍內(包括閱覽、下載等)的目錄和檔案數據對訪問和使用設置可訪問層度、控制和監(jiān)督。防寫控制是使信息保真的手段，使得用戶只能讀取信息，而不能修改、復制，以防止信息被篡改。加密技術可以確?？刂茩n案內容的非公開性。為保證權限控制的有效性，要在系統(tǒng)中配置使用記錄系統(tǒng)，全程跟蹤、自動記錄使用情況，進行定期檢測與維護，還要隨著高新技術的發(fā)展，引進新的安防技術。
4 檔案信息化建設需要切實加強集中統(tǒng)一的管理體制
檔案信息化建設的管理體制是從管理制度上保證業(yè)務技術的規(guī)范、標準和硬軟件選用的統(tǒng)一性，使各層次、各專業(yè)辦公都納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理當中，實現集中統(tǒng)一的管理。使其不能各行其是自建系統(tǒng)，從而減少信息分割和資源浪費現象的發(fā)生。檔案信息化系統(tǒng)的管理體制，要在較強的管理和先進的技術條件下，實行高度集中管理和方便使用相結合的模式。
5 結束語
本文闡述的只限于在檔案資料數據庫建設中遇到的極有限的實際工作問題。檔案數據庫建設是一項長期、持久的工作，作為檔案管理部門在進行數據庫建設時，要有規(guī)劃地形成數據庫產品，一般需要做用戶需求分析、本館狀況分析、效益分析等。科學選題，合理規(guī)劃，循序漸進，杜絕短期行為的發(fā)生，形成良性循環(huán)，檔案數據庫建設才能有持久發(fā)展的動力。
參考文獻
[1]孫淑梅.檔案管理與計算機[M].北京：檔案出版社，1987.
[2]洪漪編.檔案信息組織與檢索[M].武漢：武漢大學出版社，1998.
建筑安裝工程檔案信息化管理現狀研究？
建筑安裝工程檔案信息化管理現狀的研究方法有哪些？具體步驟是什么？情況
我國經濟社會快速發(fā)展，帶動了建筑安裝工程行業(yè)的繁榮。在此過程當中，工程檔案管理方面的存在的問題日益暴露出來。本文簡要介紹工程檔案信息化管理的現狀，然后在此基礎上探討優(yōu)化控制的措施。
檔案信息化管理可以說是工程管理的重要內容。當前情況下，建筑安裝企業(yè)對于業(yè)績資料、證明資料的要求日益嚴格。因此建筑工程檔案在管理過程當中應當采取相關措施，不斷改進信息化管理的能力。
1建筑安裝工程檔案信息化管理現狀
第一，信息化能力滯后。建筑安裝工程的項目數量越來越多，管理檔案也越來越復雜。工程檔案的管理一方面需要完整儲存，另一方面需要提高檔案保存整理的效率，當前信息化系統(tǒng)無法有效滿足檔案管理的要求。比如大量檔案要求大容量的數據庫，已有的數據庫容量不足，在工程后期容易發(fā)生數據庫溢出問題。部分情況下還會發(fā)生數據矛盾，影響到檔案的準確性以及真實性。
第二，信息化制度欠缺。信息化檔案管理屬于新興的管理模式，制度還不夠系統(tǒng)完善，無法有效貫徹執(zhí)行。工作人員往往根據自身經驗來負責檔案收集與管理，因此往往不夠系統(tǒng)科學。建筑安裝工程過程當中通常側重于施工進度的管理，但是忽視檔案管理工作，導致工期以及檔案資料不夠同步。受物力資源以及人力資源的影響，同時考慮到建筑安裝工程的施工周期比較長這一特點，設計檔案的環(huán)節(jié)就應當考慮檔案管理工作，確保檔案覆蓋工程的各個步驟。
第三，信息化意識落后。庫房壓力可以說是建筑安裝工程在檔案管理環(huán)節(jié)的重要問題，一方面需要解決方案減輕庫房壓力，另一方面需要增加信息存儲的途徑。傳統(tǒng)上使用紙質材料存儲檔案，容易出現破損或者是老化問題，同時檔案保護的措施比較有限，檔案丟失問題屢見不鮮。在此過程當中，檔案管理工作人員的重視程度也不夠強。檔案管理的自動檢索效率較低，檔案工程缺乏共享性以及系統(tǒng)性，信息化手段單一。與此同時管理人員往往各自為政，資源無法有效共享，部分原始檔案仍然停留在工作人員進行手工檢索階段。
2建筑安裝工程檔案信息化管理的優(yōu)化控制措施
第一，加強檔案信息化建設。對建筑企業(yè)的檔案庫房而言，雖然都安裝密集架，不過還未能實現真正的自動化控制。通過應用自動化控制系統(tǒng)，在檔案信息化系統(tǒng)當中明確檔案的存放位置。借助于這一途徑，檔案管理工作人員就可以使用計算機來對工程檔案進行控制與操作，同時提高檔案利用的效率。企業(yè)應當嘗試應用新型管理軟件，從而及時實現檔案共享，降低資金以及人力方面的投入，從而深層次處理檔案管理過程當中發(fā)生的問題，集中匯編加工庫房當中的資料。除此之外，企業(yè)還需要進一步擴大檔案管理的內涵，從而實現不同部門之間的資源交流，為企業(yè)的各種決策提供信息服務。除了技術方面的改進之外，建筑按照企業(yè)需要轉變意識。在嚴格把關建筑安裝工程的同時，施工單位也應當高度重視檔案管理工作，通過集中管理以及完善檔案制度等途徑來構建起完善系統(tǒng)的檔案管理網絡。在此過程當中需要做好檔案材料形成以及整理的監(jiān)控工作，確保收集得到的檔案材料完整真實，從而為信息化管理提供前提條件。
第二，改進信息化管理系統(tǒng)。建筑安裝企業(yè)應當升級完善已有的檔案信息化系統(tǒng)。當前情況下，很多檔案管理軟件的應用范圍都比較廣泛，泛著這些軟件的通用性不夠理想。一方面這些軟件的數據存儲格式以及存儲形式有著非常大的不同，另一方面在存儲數據過程當中應用的數據庫類型往往也各不相同。當前建筑安裝企業(yè)應用的軟件通常都可以完成系統(tǒng)登陸還有檔案信息的刪除、增加、修改以及查詢等功能，不過仍然未能實現數據交換這一關鍵問題。這樣一來就導致系統(tǒng)無法將來源不同的信息數據以統(tǒng)一方式來儲存到數據平臺當中從而實現檔案的共享。這就要求建筑安裝企業(yè)在分析自身檔案管理特點的前提下，開發(fā)獨立專門的信息化檔案管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)的開發(fā)應用實現不同檔案數據之間的交流與互動，同時在充分利用網絡技術的基礎上來實現網絡化檔案管理。
第三，提高工作人員能力。檔案管理工作的專業(yè)性、復雜性以及準確性要求都比較高，因此工作人員一方面需要掌握檔案管理專業(yè)知識，另一方面還需要熟悉相關學科知識。只有檔案管理工作人員不斷優(yōu)化自身的業(yè)務能力、知識結構以及綜合素質，改進算機設備的操作技能和應用水平，才可以不斷提高檔案管理的信息化水平。這就需要建筑按照企業(yè)通過不定期或者是定期方式來進行培訓，通過專家講解或者是專項講座的方式，讓工作人員通過培訓不斷改進自身綜合能力。在此過程當中，企業(yè)也應當建立配套的考核方式，同時在考核標準當中對檔案收集時間、質量以及技術等做出明確的規(guī)定，從而確保工作人員可以用優(yōu)質合理的方式來完成檔案管理?？偠灾?，建筑安裝工程的檔案對于施工管理有重要價值，檔案管理需要綜合考慮各個方面的因素，充分發(fā)揮信息化技術的優(yōu)勢，提高檔案管理的系統(tǒng)化以及現代化水平，從而為工程管理提供可靠的依據。
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檔案管理發(fā)展現狀
檔案管理正越來越受到重視，政府及企業(yè)對檔案管理的需求也越來越大。檔案管理工作開展得越來越規(guī)范，檔案管理水平也越來越高。同時，社會對檔案建設的重視程度也越來越高，檔案館的建設得到了加強。
檔案管理發(fā)展趨勢
1、檔案管理信息化：檔案管理將更加信息化，讓檔案管理成為一個自動化的過程。
2、檔案管理的多元化：檔案管理將更加多元化，電子檔案、紙質檔案等都將成為檔案管理的重要組成部分。多種檔案管理系統(tǒng)將統(tǒng)一起來，以實現檔案管理整體化。
3、檔案管理的分布式管理：檔案管理將采用分布式管理的方式，將管理權力分散到各部門，提高檔案的管理效率。
4、檔案管理的科學化：檔案管理將建立一套科學的檔案管理制度，更好地建設檔案，提高檔案管理的質量。
企業(yè)檔案管理信息化建設研究
企業(yè)檔案管理信息化建設研究
檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。
摘要： 檔案管理是在企業(yè)經營發(fā)展過程中對各項業(yè)務活動的記載，其中涵蓋大量的珍貴資料，能夠清晰的反應出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠對企業(yè)的發(fā)展狀態(tài)做出清晰的預測，從而為企業(yè)制定經營決策提供有利的依據。在信息技術快速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)檔案管理應該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高檔案管理水平，進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。
關鍵詞： 檔案管理;信息化;建設途徑
在社會快速發(fā)展的形勢下，信息技術已經廣泛的應用于各個領域中，為了適應時代的發(fā)展需求，檔案管理應該逐步實現信息化建設，以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務。檔案管理信息化建設，是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現代信息技術，工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷，同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設，能夠對企業(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務進行更加透徹的分析，并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學的預測，對于企業(yè)制定經營決策具有重要的意義。
1企業(yè)檔案管理信息化建設的現狀
檔案管理信息化建設工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革，所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難，需要在實踐中不斷的改進和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實行信息化建設之后，所有的流程都需要通過計算機信息技術來實施，所以首先在工作習慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高，但是對于檔案管理信息化建設中使用的`操作軟件不夠熟練，所以還需要一個適應的過程，在前期的進展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務開展情況不同，所以在檔案管理信息化建設中所應用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設方面還處于起步階段，各方面的體系建設還不夠完善，所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一，而企業(yè)又缺乏相應的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實際應用的過程中，無法根據企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內部的體系建設方面也不夠健全，檔案管理信息化建設的覆蓋范圍較小，沒有在企業(yè)內部形成完成的網絡體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度，阻礙了檔案管理信息化建設的進程。這些問題都是在檔案管理信息化建設的過程中可能會面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進檔案管理信息化建設工作的高效開展。
2企業(yè)檔案管理信息化建設的途徑
2.1加強對檔案管理信息化建設的重視
企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設中具有特殊的地位和作用，所以必須高度重視，加大投入，加快推進檔案信息資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的建設，進一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現代化建設提供一流的檔案信息服務。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務質量，必須加快信息化建設，減輕檔案人員重復進行的體力勞動，解放生產力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現代管理模式轉變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值，實現檔案信息資源共享。
2.2做好企業(yè)檔案信息化建設的基礎性工作
加強基礎工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復勞動;注重檔案信息數據庫和網絡系統(tǒng)的開發(fā)，建立功能強大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統(tǒng)建設的基礎和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網絡建設已有的成果和經驗，與辦公自動化、互聯(lián)網等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統(tǒng)，構筑企業(yè)信息網絡報送及應用平臺，推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數字化進程，擴大數字檔案信息資源總量。
2.3加快檔案信息化標準規(guī)范的制定
標準規(guī)范是檔案信息化建設的基礎，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設的法律保障。目前，有些標準還不明確，有的還沒有標準，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規(guī)范體系。信息化建設是為了檔案信息資源的利用，但是數字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設備，因而對數字檔案信息的格式、標準、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應該堅持規(guī)范性原則，制定相應標準、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標準，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質檔案的數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象。使企業(yè)檔案信息化建設有法可依、有章可循，保證信息化的進行，以約束機制的建立促進動力機制的完善。
2.4加強信息化人才培養(yǎng)
檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成，所以為了促進檔案管理信息化建設的順利開展，應該加強對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓，轉變其思想意識，認識到檔案信息化建設的重要性，從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學習中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過程中的每個環(huán)節(jié)，在完成檔案管理的基本工作后，能夠投入一定的時間進行檔案信息資源的開發(fā)和利用，從而進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。
3結束語
企業(yè)檔案管理信息化建設是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設的過程中，還面臨諸多的困難，需要不斷的改進和完善。為了確保檔案管理信息化建設工作的順利開展，需要得到企業(yè)管理層的高度重視，加強對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓，配置齊全的硬件設施，根據企業(yè)實際發(fā)展狀況，選擇適宜的操作軟件和應用系統(tǒng)，制定完善的規(guī)章管理制度，為檔案管理信息化建設工作的順利開展奠定堅實的基礎。
參考文獻:
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